GUÍA PARA TRABAJAR FÓRMULAS Y FUNCIONES
En esta guía
encontrará consejos útiles que le ayudarán a familiarizarse con la aplicación.
La última versión de Microsoft Excel tiene un aspecto distinto al que
tenía en versiones anteriores, así que se creo esta guía para que el proceso de
aprendizaje sea más rápido.
Función: Las funciones son fórmulas predefinidas que
ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un
orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones
simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la
celda.
Duración: 3 sesiones
Competencias a fortalecer
·
Conocimientos y habilidades para la operación
de un sistema de información, manual o computarizado.
·
Sapiencias y pericias técnicas que le permiten
preparar Información basándose en Practicas Generales, Principios, Normas y Reglas.
·
Discernimiento y destrezas que le permitan participar activamente
en el análisis de datos e información para la toma de decisiones.
Objetivos
·
Enfrentar al estudiante con el diseño
y desarrollo de un sistema de información de mediano porte
·
Formar al estudiante en el desarrollo
de sistemas de información utilizando tecnologías de punta
·
Fomentar la resolución de problemas
complejos en sistemas de información
Recordemos que…
…este
taller es un apoyo didáctico
Las fórmulas son
el principal recurso en una hoja de cálculo, y en donde reside toda su potencia.
Una fórmula es una
expresión escrita en una celda. La expresión indica determinadas operaciones que
se realizarán con valores constantes, celdas o rangos de celdas, y funciones.
El resultado de las operaciones se
reflejará en la celda, si bien su contenido real será la propia fórmula, que siempre
se mostrará en la Línea de entrada de la barra de fórmulas.
Definiremos fórmula
del siguiente modo:
Una fórmula es una expresión
que relaciona mediante operadores uno o más valores, que pueden ser valores constantes,
celdas, rangos de celdas, o funciones, y devuelve un resultado que aparecerá directamente
en la celda que la contiene.
Una fórmula está compuesta por un
signo = seguido de la expresión que indica la operación a realizar.
El signo = es el
detonante. Cuando iniciamos una celda con este signo, A veces activa un modo especial
de trabajo: el modo edición de fórmulas.
En realidad, disponemos de distintas
formas de activar el modo edición de fórmulas. Situándonos en la celda donde queremos
escribir la fórmula podemos efectuar alguna de las siguientes operaciones:
- Teclear el signo = (igual)
- Haciendo clic en la Línea de entrada de la Barra de fórmulas y tecleando
el signo =
- Haciendo clic en la Barra de Fórmulas sobre el
botón Función representado por un
símbolo = (igual)
- Pulsando la tecla de función F2 y escribiendo el símbolo = (igual)
Una vez iniciado el modo edición
de fórmulas deberemos introducir la expresión que define el cálculo a efectuar.
Para finalizar la
edición de la fórmula tenemos para elegir entre alguna de las siguientes posibilidades::
- Pulsar la tecla Intro
o Tab.
- Con el botón Aplicar de la barra de fórmulas.
Para cancelar la
modo edición de fórmula:
- Pulsa la tecla Esc,
- Haz clic sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas.
Tipos de fórmulas
Aunque ésta no sea una clasificación
académica, podemos decir que A veces puede utilizar tres tipos
distintos de fórmulas, dependiendo de los elementos que incluyamos en la expresión
que introducimos tras el signo =.
Clasificaremos por tanto las fórmulas
en los siguientes tipos:
- Fórmulas
simples: realizan operaciones simples con
valores constantes, como si de una calculadora se tratase.
Ejemplo de fórmula simple con un cálculo aritmético
- Fórmulas
con referencias: realizan operaciones simples
con referencias a otras celdas y opcionalmente con valores constantes, operando
con el valor que éstas contienen. La referencia se indica introduciendo el
nombre de la celda.
Ejemplo de fórmula con referencias
- Fórmulas
con funciones: realizar operaciones simples
con referencias a otras celdas y opcionalmente con valores constantes, y además
con otro tipo de expresiones llamados funciones. Veremos en los apartados siguientes
que son las funciones y como se incorporan a las fórmulas.
Ejemplo de fórmula con funciones
En la realidad nos vamos a encontrar
con fórmulas que combinen todos los elementos a la vez; por eso debemos entender
esta división como una forma de facilitar el aprendizaje de las fórmulas, nada más.
Ejemplo de fórmula con referencias y funciones
Resumiendo, las fórmulas
se insertan en una celda empezando por un signo = y a continuación
una expresión formada por valores constantes (fechas, números, textos...), operadores
(sumar, multiplicar, restar...), referencias a otras celdas o rangos (B5, H3:K12) o por otro tipo de expresiones denominadas funciones.
Fórmulas Básicas
Antes de comenzar, veamos cómo usar cualquier fórmula en
Microsoft Excel. Ya sea que estés trabajando con fórmulas matemáticas en éste
tutorial o cualquier otro, éstos consejos te ayudarán a dominar Excel.
1. Cada Fórmula en Excel Comienza con
"=" (También la puedes iniciar con + o con - )
Para escribir una fórmula, haz click en cualquier celda en
Microsoft Excel y escribe el signo de igual en tu teclado. Éste comienza una
fórmula.
Cada formula básica de Excel comienza con el signo de
igual, y luego la fórmula misma.
Después del signo de igual, puedes poner una increíble variedad de cosas en la celda.
Trata de escribir =4+4
como tu primer fórmula, y presiona enter para retornar el resultado. Excel
imprimirá en pantalla 8,
pero la fórmula todavía está fuera de la
escena en la hoja de cálculo.
2. Las fórmulas son Mostradas en la Barra de
Fórmulas de Excel
Cuándo estás escribiendo una fórmula en una celda, puedes ver
los resultados de la celda una vez que presionas enter. Pero cuándo seleccionas
una celda, puedes ver la fórmula para esa celda en la barra de fórmulas.
Haz click en una celda en Excel para mostrar la fórmula en ella, como la fórmula de multiplicación que resulta 125.
Para usar el ejemplo de arriba, la celda mostrará "8", pero
cuándo hacemos click en esa celda, la barra de fórmulas mostrará que la celda
es la suma de 4 y 4.
3. Cómo Elaborar una Fórmula
En el ejemplo de arriba, escribimos una simple fórmula de
adición de dos números. Pero, no tienes que escribir los números, también
puedes indicar otras celdas.
Excel
es una grilla de celdas, con las columnas
yendo de izquierda a derecha, cada una asignada a una letra, mientras que las filas están numeradas.
Cada celda es una intersección de una fila y una columna. La celda dónde la
columna A y la fila 3 se intersecan se llama A3, por ejemplo.
Las fórmulas Excel pueden escribirse para usar los valores en múltiples celdas, como multiplilcar A1 y B1 para obtener el valor en C1, que es 125.
Digamos que tengo dos celdas con números sencillos, como 1 y 2,
y están en las celdas A2 y A3. Cuándo escribo una fórmula, puedo empezar la
fórmula con "="
como siempre. Luego, escribo:
=A2+A3
Para cada una de las fórmulas, puedes indicar celdas, o
directamente escribir los valores numéricos en la fórmula.
Si necesitas cambiar una fórmula que ya has escrito, haz doble
click en la celda. Podrás ajustar los valores en la fórmula.
Aritmética en Excel
Ahora cubriremos las fórmulas matemáticas de Excel y abordaremos
cómo usarlas. Comencemos explorando las fórmulas aritméticas básicas. Éstas son
las bases de las operaciones matemáticas.
1. Suma y Resta
Suma y resta son dos fórmulas matemáticas esenciales en Excel.
Si estás sumando tu lista de gastos del negocio para el mes o realizando el
balance de tu chequera digitalmente, los operadores de suma y resta son
increíblemente útiles.
Usa la pestaña titulada "Add and Substract"
(Sumar y Restar) en el libro de trabajo para la práctica.
Sumar Valores
Ejemplo:
=24+48
o, indica los valores en las celdas con:
=A2+A3
Consejo: trata de sumar cinco o seis valores para ver lo
que ocurre. Separa cada elemento con un signo de más.
Sumar valores en Excel es tan fácil como escribir dos
números y un signo de "+", o indicar la suma de celdas.
Restar Valores
Ejemplo:
=75-25-10
o, indica los valores en las celdas con:
=A3-A2
Resta dos valores en Excel al escribir números
directamente en un cuadro, separado con el signo "-", o indica dos
celdas con el signo "-"
entre ellos.
2. Multiplicación
Para multiplicar valores, usa el operador *. Usa la
multiplicación en lugar de sumar el mismo elemento una y otra vez.
Usa la pestaña titulada "Multiply"
(Multiplicar) en el libro de trabajo para la práctica.
Ejemplo:
=5*4
o, indica los valores en celdas con:
=A2*A3
La multiplicación en Excel utiliza el símbolo * entre dos valores o
indicadores de celda.
3. División
La división es útil cuándo divides elementos en grupos, por
ejemplo. Usa el operador "/"
para dividir números o los valores en las celdas en tu hoja de cálculo.
Usa la pestaña titulada "Divide" (Dividir)
en el libro de trabajo para la práctica.
Ejemplo:
=20/10
o, indica los valores en las celdas con:
=A5/B2
Dividir valores en Excel con el operador /, con valores en una fórmula o
entre dos celdas.
Estadísticas Básicas
Usa la pestaña titulada "Basic Statistics"
(Estadísticas Básicas) en el libro de trabajo para la práctica.
Ahora que conoces los operadores matemáticos básicos, vayamos a
algo más avanzado. Las estadísticas básicas son útiles para revisar un conjunto
de datos y efectuar juicios informados sobre ellos. Cubramos varias fórmulas
estadísticas sencillas y populares.
1. Promedio
Para usar una fórmula de promedio en Excel, abre tu fórmula con =PROMEDIO(y luego
ingresa tus valores. Separa cada número con una coma. Cuándo presionas enter,
Excel calculará e imprimirá en pantalla el promedio.
=PROMEDIO(1,3,5,7,10)
La mejor manera de calcular un promedio es ingresar tus valores
en celdas separadas en una sola columna.
=AVERAGE(A2:A5)
Usa la fórmula =PROMEDIO
para sacar el promedio de una lista de valores separados por comas, o un
conjunto de celdas como lo muestra el ejemplo de abajo.
2. Mediana
La mediana de un conjunto de datos es el valor que está en medio.
Si tomaste los valores numéricos y los ordenaste del más pequeño al más grande,
la mediana estaría en medio de esa lista.
=MEDIAN(1,3,5,7,10)
Recomendaría escribir tus valores en una lista de celdas, y
luego usar la fórmula de la mediana en una lista de celdas con valores escritos
en ellas.
=MEDIAN(A2:A5)
Usa la fórmula =MEDIANA para
encontrar el valor medio en una lista de valores cuándo los separas con comas,
o usas la fórmula en una lista de celdas con valores en ellas.
3. Min
Si tienes un conjunto de datos y quieres mirar el valor más
pequeño, la fórmula MIN
en Excel es útil. Puedes usar la fórmula MIN
con una lista de números, separados por comas, para encontrar el valor más bajo
en un conjunto. Ésto es muy útil cuándo se trabaja con grandes conjunto de
datos.
=MIN(1,3,5,7,9)
Podrías querer encontrar el valor mínimo en una lista de datos,
que es totalmente posible con una fórmula como:
=MIN(A1:E1)
Usa la fórmula MIN de Excel
con una lista de valores separados por comas, o con un rango de celdas para
monitorear el valor más bajo en el conjunto.
4. Max
La fórmula MAX
en Excel es el polo opuesto a MIN;
te dice que valor en un conjunto es el más grande. Puedes usarla con una lista
de números, separados por comas:
=MAX(1,3,5,7,9)
O, puedes seleccionar una
lista de valores en celdas, y tener el valor más grande en el conjunto, con una
fórmula como ésta:
=MAX8(A1:E1)
La fórmula MAX de Excel es muy similar a MIN,
pero te ayudará a conocer el valor más grande en un conjunto, y puede usarse en
una lista de valores o lista de datos separados por coma.
Operadores aritméticos
En la definición de fórmula dijimos
"...es una expresión que relaciona mediante operadores uno
o más valores...".
¿Y que son los operadores? En matemáticas,
un operador es un símbolo matemático que indica que debe ser llevada a cabo una
operación especificada sobre un cierto número de operandos.
Para nosotros, los operandos serán
los valores (números, celdas, funciones...). Los operadores serán los símbolos matemáticos
que indican que operación realizamos.
En la fórmula =100+50*100-50 los operadores
son los símbolos + (más), * (multiplicación-asterisco) y - (menos), que
se corresponden con las operaciones suma, multiplicación
y resta.
Los operadores aritméticos
nos permiten realizar operaciones aritméticas.
Los operadores aritméticos disponibles son:
- Suma: + (símbolo más)
- Resta: - (símbolo menos)
- Multiplicación: * (símbolo asterisco)
- División: / (símbolo barra inclinada)
- Porcentaje: % (símbolo porcentaje)
- Potencia: ^ (símbolo acento circunflejo)
Prioridad de los operadores
Toda función sigue
una determinada lógica para resolver las operaciones indicadas en una expresión.
En una hoja de cálculo la fórmula
=100+50*100-30-10 dará un resultado distinto de la fórmula =(100+50)*(100-30)-10 .
¿Por qué? Por la prioridad
de los operadores., también denominada precedencia.
En el primer caso, nuestra lógica
nos lleva a resolver la fórmula leyendo de izquierda a derecha; los resultados
parciales serían 100+50=150; 150*100
= 15000; 15000-30 = 14970; 14970-10
= 14960, que sería el resultado final.
Pero A veces no sigue esta lógica.
Resuelve en primer lugar la multiplicación y después, la suma y las restas. Por
lo tanto, inicialmente multiplicará 50*100. A su
resultado, 5000, le sumará 100 y finalmente, le restará 30 y le restará
10, dando como resultado 5060.
En el segundo caso, A veces resuelve
en primer lugar las expresiones entre paréntesis. Multiplicará el resultado del
primer paréntesis (100+50
= 150) por el resultado del segundo paréntesis
(100-30 = 70), que nos da un parcial de 10500, al que
restará 10, dando como resultado 10490.
Concluyendo: si una fórmula contiene
operadores de multiplicación/división y de suma/resta, utiliza los paréntesis si necesitas que las sumas/restas
se efectúen antes que las multiplicaciones/divisiones. En caso de duda, usa los paréntesis en cualquier
caso, pues también son una ayuda para entender la operativa de la fórmula.
Introducir fórmulas
simples
Para introducir una fórmula simple
en una celda iniciaremos el modo edición de fórmula, y a continuación,
bien en la misma celda, bien en la línea de entrada teclearemos la expresión; una
vez introducida, finalizaremos el modo edición de fórmula.
Ejemplo de fórmula simple
Algunos ejemplos:
- =50+14-12
(Suma y resta)
- =140*12/100
(Producto
y división)
- =140*12%
(Multiplicar por un porcentaje 12%)
- =100+50*100-50
(Suma,
multiplicación y resta)
- =(100+50)*(100-50) (Suma, multiplicación y resta pero priorizando operaciones con
el uso de paréntesis)
Podemos introducir espacios en blanco entre los operadores y
los operandos, pero al finalizar la edición A veces los eliminará
automáticamente.
Introducir fórmulas con referencias
Para introducir una fórmula con referencias en una
celda iniciaremos el modo edición de fórmula,
y a continuación, bien en la misma celda bien en la línea de entradateclearemos la expresión; una vez introducida, finalizaremos
el modo edición de fórmula.
Ejemplo de fórmula con referencias
A la hora de introducir la expresión podemos:
- Teclear la referencia a una celda o un rango
de celdas. Por ejemplo, para sumar el contenido de las celdas B4 y B5 en la celda B6:
- Selecciona la celda B6
- Introduce la siguiente fórmula (teclea): =B4+B5 .
- También podemos utilizar el ratón:
- Selecciona la celda B6
- Escribe el símbolo = (igual)
- Haz clic sobre la celda B4
- Teclea el operador + (más)
- Haz clic sobre la celda B5
En ambos casos, tras finalizar la fórmula con Intro la celda B6 mostrará el
resultado de sumar los valores de las celdas B4 y B5.
Podemos operar con celdas y con valores constantes. Por ejemplo:
=B4*2 .
También podemos operar con celdas que contengan números,
monedas, fechas y horas.
Además de señalar con el ratón también podemos señalar con las
flechas del teclado.
¿Qué y para qué sirve es una fórmula
en Excel?
Una fórmula es
una expresión que realiza un cálculo u operación lógica, y como resultado de la
misma se entrega un resultado a quien a haya invocado a la fórmula.
Tal como se señala
en Fórmulas
de Excel, una fórmula puede contener una o mas funciones (o quizá ninguna),
y/o puede emplear cualquiera de los tipos de operadores en Excel para realizar cálculos
u operaciones.
Todas las fórmulas
en Excel comienzan con el signo igual: =
¿Qué y para qué sirve es una fórmula
anidada?
Una fórmula anidada
(también conocida como función anidada) se produce cuando una función recibe como
argumento el resultado de otra función, es decir una función esta dentro de otra.
Las fórmulas
anidadas son muy frecuentes cuando se utilizan funciones lógicas.
Recordemos nuevamente
los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como
suma, resta o multiplicación y generan resultados numéricos.
|
Operador aritmético |
Significado |
Ejemplo |
|
+ (signo más) |
Suma |
5+3 |
|
- (signo menos) |
Resta |
6–2 |
|
- Negación |
–123 |
|
|
* (asterisco) |
Multiplicación |
3*75 |
|
/ (diagonal) |
División |
123/3 |
|
% (signo de porcentaje) |
Porcentaje |
15% |
|
^ (acento circunflejo) |
Exponente |
3^2 (equivale a
3*3) |
Ejercicios para realizar
Acción 1
1. Realice un mapa conceptual en Excel sobre los temas leídos anteriormente de Excel
- ¿Cuánto es el 25% de 480?
- ¿Qué porcentaje de 480 es 120?
- El 15% de X es 54. Calcular X
- En una clase de 30 alumnos, 8 practican
natación y 22 juegan fútbol. ¿Qué porcentaje practica cada deporte?
- Una TV vale $5800 y tiene un 15% de
descuento. ¿Cuál es su precio final?
- Un refrigerador tiene un precio de
lista de $7200 y pague $6336. ¿Cuál es el porcentaje de descuento?
- Sobre un artículo me dieron el 8%
de descuento y pagué $1564. ¿Cuál era su precio inicial?
- La factura de una reparación importa $4800 y tiene un impuesto de 12%. Calcular el total a pagar.
- Pague $5000 por una computadora (incluyendo
el 10% de IVA). Calcular el precio de la computadora y la cantidad pagada por IVA.
- Una sala vale $7000 y tiene un 20% de descuento por aniversario. Si pago de contado me dan un 5% de descuento adicional sobre el precio con descuento. Adicionalmente tengo que pagar el 11% del IVA. Calcular la cantidad a pagar.
Recordemos también que…
Acción 2
1ra Parte: Elaborar una exposición
sobre las siguientes veinte funciones, cada una respondiendo a las tres preguntas
básicas. Desarrollar tres ejemplos de cada una.
2da Parte: Exponer una de las
funciones de acuerdo a lo pedido y organizado por el instructor. Para el momento
de la exposición debe compartir pantalla y hacer la presentación en línea. Puede
utilizar todos los recursos que crea indispensables,
Fuente: Soporte office Microsoft
|
Función |
Descripción |
|
Devuelve información acerca
del formato, la ubicación o el contenido de una celda. Nota: Esta función no está disponible
en Excel para la Web. |
|
|
Devuelve un número que corresponde
a un tipo de
error. |
|
|
Devuelve información acerca
del entorno operativo en uso. Nota: Esta función no está disponible
en Excel para la Web. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el
valor está en blanco. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto
#N/A. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el número es par. |
|
 |
Devuelve VERDADERO si existe una referencia a una celda que contiene
una fórmula. |
|
Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el valor no es texto. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el valor es un número. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el número es impar. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia. |
|
|
Devuelve VERDADERO si el valor es texto. |
|
|
Devuelve un valor convertido en un número. |
|
|
Devuelve el valor de error #N/A. |
|
|
Devuelve el número de la hoja a la que se hace referencia. |
|
|
Devuelve la cantidad de hojas en una referencia. |
|
|
Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor. |
Recordemos además elaborar el
¿Qué aprendí?
1.
Trata sobre la evidencia a entregar y que esta responda a lo planteado
en el tema del día.
2.
También se deben adjuntar evidencias y entregables” el documento de trabajo o exposición y el archivo
adicional de texto del ¿Qué aprendí?
No olvides que en la investigación científica tenemos tres
preguntas importantes que nos estructuran las ideas del qué aprendí así:
¿Qué es? Se refiere a la definición
¿Para qué? Nos habla del uso
¿Cómo es? Informa de la descripción
Acción 3
_______________________________
Taller Excel Funciones ESTADÍSTICAS BÁSICAS
Acción 4
_______________________________
Evaluar cuanto sabes de condicionales
--
Acción 5
_______________________________
Taller de ejercicios de Tablas dinámicas
Acción 6
_______________________________
Aquí puedes descargar el archivo para aprender y practicar
1. Taller para recordar y aplicar funciones condicional
2. Guía para desarrollar una nómina
Archivo “Listado para trabajar la nómina”
Acción 7
_______________________________
Evaluar nuevamente cuanto sabes de condicionales
......................
