Aquí los 22 trucos de Excel que quizás no conozcas

  

1.   Escribir varias líneas de texto a la vez.

 

Si se necesita escribir varias líneas de texto en una misma celda no es necesario ir hasta la opción Ajustar texto, en el cuadro de diálogo Formato de Celdas del Menú Formato.

 

Simplemente puede escribirse la primera línea del texto seguida de la combinación de teclas ALT+ENTER y continuar luego con la siguiente línea dentro de la misma celda, finalizando con ENTER.

 

 

 

 

2.   Seleccionar rangos de celdas con exactitud.

 

Algunas veces, al seleccionar rangos muy extensos el cursor se mueve “mas de lo necesario” haciendo la selección más extensa de lo que se quiere.

 

Para seleccionar un rango de celdas con mayor exactitud pueden hacerse los siguientes pasos:

 

1.    Ubicar el cursor en la primera celda del rango a seleccionar.

2.    Con la tecla MAYÚS (SHIFT) sostenida, dar Clic en el extremo del rango a seleccionar.

 

 

 

 

3.   Seleccionar celdas no consecutivas.

 

Si se hace necesario seleccionar diferentes rangos de celda no consecutivos puede utilizarse la tecla CTRL de la siguiente manera:  

  

1.    Seleccionar el primer rango

2.    Presionar la tecla CTRL

3.    Con la tecla CTRL presionada, seleccionar el siguiente rango

4.    Al finalizar, soltar la tecla CTRL.

 

 4.   Selección EXTendida.

 

La selección EXTendida es una forma diferente de seleccionar un rango de celdas en Excel. Permite establecer la celda inicial de la selección y a partir de esta establecer la celda final del rango.

 

Para usar la selección Extendida:

 

1.    Seleccionar la celda inicial del rango.

2.    Presionar la tecla F8.

3.    Clic en la celda final del rango.

4.    (Excel automáticamente selecciona el rango entre la celdas inicial y final).

5.    Puede cambiarse el rango usando Clics, hasta que se presione nuevamente la tecla F8 para desactivar el método de selección extendida.

6.    “Al activar la Selección Extendida, l a barra de    estado muesta EXT”.

 

5.   Seleccionar celdas no consecutivas  utilizando el teclado.

Para seleccionar diferentes rangos de celdas no consecutivos puede utilizarse únicamente el teclado, sin necesidad de utilizar el mouse.

 

1.    Seleccionar el primer rango utilizando la selección EXTendida (F8)

2.    Presionar la combinación de teclas MAYÚS (SHIFT) + F8.

3.    Desplazar el cursor hasta el inicio del nuevo rango no consecutivo.

4.    Presionar la tecla F8 y seleccionar el siguiente rango.

 

6.   Activar con el teclado el Menú Contextual (botón derecho del mouse).

 

El menú Contextual es ese pequeño menú que aparece al oprimir el botón alterno del mouse (botón derecho generalmente). En algunos casos puede ser útil usar el teclado en lugar del mouse para activar las opciones del menú contextual.

 

Como ?

 

1.    Seleccionar un elemento (ejemplo una celda o rango) y

2.    Presionar la combinación de teclas MAYÚS+ F10

 

 

 

7.   Añadir un comentario en una Celda.

 

Si se necesita escribir información adicional acerca de una celda, notas explicativas sobre un valor o contenido

      de una celda, pueden utilizarse los comentarios.

Para insertar un comentario en una celda:

 

1.    Hacer Clic en la celda donde se desea agregar el comentario.

2.    En el menú contextual de la celda (Clic derecho del mouse), hacer Clic en Insertar Comentario.

3.    Escribir el texto del comentario en el cuadro.

4.    Al terminar de escribir el texto, hacer Clic fuera del cuadro.

 

Y un método más rápido aún:

 

q  Pulsar la combinación MAYÚS+F2.

 

8.   Ingresar el mismo valor o fórmula al mismo tiempo en un rango de celdas.

 

No es necesario utilizar opciones de Copiar y Pegar o utilizar opciones de “rellenar” para escribir un valor o fórmula en un rango de celdas.

 

En unos pocos pasos puede hacerse:

 

1.    Seleccionar el rango o rangos de celdas.

2.    Digitar el valor o fórmula a ingresar en el rango.

3.    Presionar la combinación de teclas CTRL+Enter

 

  

9.   Abrir una Lista despegable

 

Cuando se tiene una lista cualquiera, que incluya fechas, días o simplemente caracteres alfanuméricos, es posible repetir datos de la lista obteniendo los datos de ella misma, mediante la creación automática de una lista despegable.

 

Muy fácil:

 

1.    Simplemente ubicarse bajo la última celda de la lista y

2.    Presionar la combinación de teclas ALT y el Cursor abajo (flechita hacia abajo).

 

Otra manera de hacerlo:

 

1.     Clic derecho del mouse sobre la celda ubicada bajo la lista.

2.     Escoger la opción Elegir de la lista.

 

10.       ALGUNOS USOS DE LA TECLA CTRL

 

 

La tecla CTRL es muy útil para realizar ciertas tareas de una manera muy rápida. Dentro de las muchas combinaciones de la tecla CTRL podemos destacar las siguientes con su respectiva utilización:

  

CTRL ;	Insertar la fecha de hoy
CTRL :	Insertar la Hora Actual
CTRL-2 ó CTRL-N	Negrita
CTRL-3 ó CTRL-K	Cursiva
CTRL-4 ó CTRL-S	Subrayado
CTRL-5	Tachado
CTRL-T	Tamaño de fuente
CTRL-F	Modificar tipografía
CTRL-X	Cortar
CTRL-C	Copiar
CTRL-V	Pegar
	Pegar texto anterior
CTRL-J	Ocultar/Mostrar la barra estándar
CTRL-7	Ocultar fila
CTRL-9	Borde alrededor
CTRL-SHIFT-6	Buscar Reemplazar
CTRL-B	Deshacer Cambios
CTRL-L	Rehacer
CTRL Z	Insertar Hipervínculo
CTRL-Y	Formato de celdas
CTRL-ALT-K	Seleccionar una columna rápidamente
CTRL-1	Seleccionar rápidamente la hoja activa
CTRL + Barra Espaciadora	Selecciona toda la columna
CTRL + MAYÚS + Barra Espaciadora	Selecciona la tabla completa
CTRL-I ó F5	Ir a...
CTRL + AVPG	Ir a la siguiente Hoja del Libro
CTRL + REPG	Ir a la anterior Hoja del Libro
CTRL + F6	Ir al libro o a la ventana siguiente
CTRL + MAYÚS + F6	Ir al libro o a la ventana anterior
CTRL+ tecla de dirección	Ir hasta el extremo de la región de datos actual
CTRL + INICIO	Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
CTRL + FIN	Ir a la última celda de la hoja de cálculo
CTRL + RETROCESO	Desplazarse para ver la celda activa
CTRL U	Para crear un nuevo archivo automáticamente
CTRL-A ó CTRL-F12	Abrir un archivo
CTRL-G	Guardar el archivo actual
CTRL-W	Cerrar el archivo actual
CTRL-P	Imprimir

  

11.       Seleccionar rápidamente un rango de celdas utilizando la tecla F5.

 

Si se necesita ir rápidamente a una referencia o rango de celdas puede hacerse lo siguiente:  

 

1.    Presionar la tecla F5.

2.    En Referencia, digitar la dirección a ir o el    rango a seleccionar 

     (Ejemplo: A2:M55).

3.    Presionar el botón Aceptar.

 

12.       Seleccionar celdas numéricas.

 

Dentro     de     una     hoja,     pueden     seleccionarse “únicamente” las celdas con contenido numérico así:

1.     

1.    Presionar la tecla F5.

2.    Clic en el botón Especial...

3.    Seleccionar Constantes

4.    Activar únicamente la casilla Números

5.    Presionar el botón Aceptar.

 

  

13.       Seleccionar la región actual de celdas

 

Si se necesita seleccionar rápidamente un rango de celdas alrededor de la celda activa:

  

1.    Presionar la tecla F5.

2.    Clic en el botón Especial...

3.    Seleccionar Región actual

4.    Presionar el botón Aceptar.

 

Y un método más rápido aún:

 

q  Pulsar la combinación CTRL+MAYÚS+*

(no usar el * del teclado numérico)

 

  

14.       Cambiar rápidamente el nombre de una hoja del libro.

 

Para cambiar el nombre de una hoja dentro de un libro de trabajo, simplemente:

  

1.    Doble Clic sobre la etiqueta de la hoja

2.    Digitar el nuevo nombre de la hoja

3.    Presionar la tecla ENTER

 

 

 

15.       Mover una hoja dentro del libro.

 

Muchas veces, con el fin de organizar las hojas dentro del libro de trabajo, se hace necesario mover una hoja de una posición a otra.

 

1.    Clic sobre la etiqueta de la hoja

2.    Presionar el mouse arrastrando la etiqueta de la hoja a la nueva posición.

3.    Soltar el mouse.

 

 

 

16.       Copiar una hoja dentro del libro.

 

 

 

Si lo que se necesita no es Mover una hoja sino copiarla dentro del mismo libro, se debe realizar el mismo procedimiento anterior, pero esta vez se debe mantener presionada la tecla CTRL.

 

1.     

1.    Clic sobre la etiqueta de la hoja

2.    Mantener presionada la tecla CTRL y

3.    Presionar el mouse arrastrando la etiqueta de la hoja a la posición donde se desea copiar.

4.    Soltar el mouse y luego soltar la tecla CTRL.

 

 

17.       Agrupar varias hojas de un libro.

 

Pueden seleccionarse diferentes hojas de un libro a la vez. Esta función es llamada Agrupar. Agrupar permite entre otras cosas, mover o copiar simultáneamente varias hojas, escribir el mismo texto en varias hojas a la vez y muchas cosas mas.

 

Como ?

1.    Clic sobre la etiqueta de la primera hoja

2.    Para seleccionar hojas Consecutivas: Clic en la etiqueta de la primera hoja,

3.    Presionar la tecla MAYUS (SHIFT) y Clic en la etiqueta de la última hoja a seleccionar.

4.    Para seleccionar hojas No Consecutivas:

5.    mantener presionada la tecla CTRL mientras se va dando Clic en la etiqueta de cada hoja que se desea seleccionar.

 

 

18.       Repetir una misma fórmula, valor o formato en varias hojas de un libro a la vez.

 

Puede ser necesario escribir un texto, un valor, una fórmula o un formato en diferentes hojas de un mismo libro de trabajo. No es necesario escribir el dato en una hoja y copiarlo a las demás.

 

Simplemente:

  

1.    Seleccionar diferentes hojas, agrupando las hojas del libro.

2.    Realizar la entrada de dato u operación que se desea en una celda o rango.

(Puede ser un valor, un texto, una fórmula, un formato de celdas, pueden insertarse filas o columnas. En general cualquier operación de Entrada y Edición de datos).

 

“Lo que se realice en una celda, se verá reflejado en la misma celda de las demás hojas agrupadas”.

 

 

19.       Mover una celda o Rango dentro de la hoja.

 

Reemplazando las opciones de Cortar y Pegar, es posible Mover una celda o Rango de celdas dentro de una hoja de un libro de trabajo:

 

1.    Seleccionar la celda o rango a Mover

2.    Ubicar el cursor en un borde del rango

(el puntero del Mouse cambia a una punta de flecha)

3.    Arrastrar moviendo el rango seleccionado a la nueva posición.

 

20.       Copiar una celda o Rango dentro de la hoja.

 

De la misma manera en que se puede Mover una celda o Rango de celdas dentro de una hoja de un libro de trabajo, es posible copiarlo. Para esto, solo es necesario utilizar adicionalmente la tecla CTRL:

  

1.    Seleccionar la celda o rango a Copiar

2.    Presionar la tecla CTRL y sostenerla

3.    Ubicar el cursor en un borde del rango

(el puntero del Mouse cambia a una punta de flecha con una cruz que indica que se va a “Copiar”)

4.    Arrastrar moviendo el rango seleccionado a la nueva posición.

5.    Soltar el botón del Mouse

6.    Soltar la tecla CTRL.

 

21.       Mostrar la barra de herramientas del portapapeles.

 

La Barra del Portapapeles, que permite Cortar, Copiar y Pegar varias veces, puede ser presentada mediante la opción Barras de Herramientas del Menú Ver.

 

Existe una manera más especial de hacerlo:

 

q  Dar tres Clics sobre el Botón Copiar  de la Barra de herramientas Estándar.

 

 

22.       Mover o Copiar una celda o Rango de una hoja a otra.

 

Para Mover o Copiar un rango de datos entre diferentes hojas pueden usarse las opciones de Cortar, Copiar y Pegar. Pero existe una manera rápida usando el mouse y la tecla ALT:

  

1.    Seleccionar en la hoja activa la celda o rango a Copiar en otra hoja.

2.    Presionar la tecla CTRL y sostenerla

(solo si desea Copiar en lugar de Mover).

3.    Ubicar el cursor en un borde del rango

(Si se usa CTRL, el puntero del Mouse cambia a una punta de flecha con una cruz que indica que se va a “Copiar”)

4.    Mantener presionada la tecla ALT

(Solo si se presiona ALT puede “ALTERNARSE” de una hoja a otra en el mismo libro).

5.    Arrastrar moviendo el rango seleccionado a la nueva posición en otra HOJA.

6.    Soltar el botón del Mouse

7.    Soltar las teclas CTRL y ALT.

 

 

23.       Mover o Copiar una celda o Rango de un Libro abierto a otro.

 

Cuando sea necesario Mover o Copiar información entre hojas de libros diferentes, existe una manera rápida y visible de hacerlo.

 

1.    Abrir los diferentes libros a trabajar.

2.    Organizar los libros abiertos utilizando la opción Mosaico del menú Ventana, Organizar ventanas.

3.    Seleccionar en la hoja activa la celda o rango a Mover o Copiar en otra hoja.

4.    Presionar la tecla CTRL y sostenerla

(Solo si desea Copiar en lugar de Mover).

5.    Ubicar el cursor en un borde del rango

(Si se usa CTRL, el puntero del Mouse cambia a una punta de flecha con una cruz que indica que se va a “Copiar”).

1.    Arrastrar moviendo el rango seleccionado a la nueva posición en otra HOJA visible.

6.    Soltar el botón del Mouse

7.    Soltar la tecla CTRL si se encontraba presionada.

 

 

24.       Mover o Copiar una Hoja completa de un Libro abierto a otro.

 

Existe una manera más rápida y visual de Mover o Copiar una hoja de un Libro abierto a otra.

No es necesario utilizar la opción Mover o copiar hoja... del menú Edición.

 

Simplemente:

  

1.    Abrir los diferentes libros a trabajar.

2.    Organizar los libros abiertos utilizando la opción

3.    Mosaico del menú Ventana.

4.    Seleccionar en el libro activo la etiqueta de la hoja a Mover o Copiar en otra libro.

5.    Presionar la tecla CTRL y sostenerla

6.    (Solo si desea Copiar en lugar de Mover).

1.    Arrastrar moviendo la hoja seleccionada a la nueva posición en otro LIBRO visible.

7.    Soltar el botón del Mouse.

8.    Soltar la tecla CTRL.

 

25.       Listas Personalizadas

 

Si se necesita utilizar las opciones de llenado automático, pero no existen las series que se desean utilizar, pueden personalizarse, de tal manera que al “arrastrar” un dato de la lista, se extienda la lista a las demás celdas de la hoja.

 

Es muy sencillo crear listas personalizadas así:

1.    

1.    En el menú Herramientas escoger Opciones

2.    Seleccionar Listas personalizadas

3.    En el cuadro Entradas de lista, digitar los elementos de la lista

4.    (Ej.: Puede crearse una lista personalizada para escribir rápidamente las capitales de países)

5.    Escoger el botón Agregar

6.    Escoger Aceptar

22 trucos de Word que quizás no conozcas

 

INTRODUCCIÓN

En mi concepto, Microsoft Word es el editor de texto más utilizado en la mayoría de computadores del mundo, y es que Microsoft Office junto con todas sus herramientas, suelen acompañar al sistema operativo Windows en la mayoría de equipos con entorno Microsoft. Entre todas las herramientas de Office, quizás Word es la más utilizada cada día, pero a pesar de todo, no todos los usuarios conocen a fondo las posibilidades que ofrece. Por eso, vamos a mostrar a continuación algunos  trucos de Word que quizás no conozcas.

Cada vez que abrimos Word en el computador, añadir texto, darle formato, cambiar una imagen o incluso insertar una tabla o enlace a un sitio web, suelen ser las tareas más repetidas por la mayoría de usuarios. Sin embargo, hay muchas otras funciones o trucos de Word que quizás no conozcas y que seguro te van a ayudar y mucho cuando uses la herramienta de Microsoft Office. Eso sí, hay que tener en cuenta que dependiendo de la versión de Word que tengamos instalada, puede que algunas opciones estén disponibles en otras rutas e incluso que no estén disponibles.

Aquí los 22 trucos de Word que quizás no conozcas

1. Cambia el puntero del ratón por el logo de Office

Por defecto, Windows muestra el puntero del ratón con la clásica flecha blanca, aunque siempre podemos personalizarlo desde los ajustes del sistema. Sin embargo, cuando estamos utilizando Word, podemos hacer que el puntero del ratón cambie y se muestra un icono similar al antiguo logo de Microsft Office. Para ello, simplemente tenemos que abrir Word y pulsar la combinación de teclas Ctrl + Alt + la tecla «+» del teclado numérico. Para volver al puntero del ratón por defecto, basta con volver a pulsar esta combinación de teclas y Cerrar la ventana de diálogo que se muestra.

2. Convertir texto en una tabla rápidamente

Aunque Word ofrece una interfaz más o menos sencilla para crear tablas dentro de un documento, lo cierto es que entre los trucos de Word encontramos la opción de convertir un texto en una tabla de forma rápida y sencilla. Para ello, únicamente tenemos que escribir el texto que queremos meter en una tabla utilizando, por ejemplo, un tabulador como separador entre el contenido que queremos que vaya entre cada columna y escribir en distintas líneas o párrafos el contenido de cada fila. Una vez hecho esto, seleccionamos el texto y vamos a la opción de menú Insertar > tabla > convertir texto en tabla. Esto nos mostrará una ventana para determinar ciertos ajustes y con sólo pulsar en Aceptar, veremos como nuestro texto se convierte automáticamente en una tabla con el contenido organizado como queríamos.

3. Generar texto y párrafos aleatorios en un segundo

Si estamos realizando alguna prueba en documentos y necesitamos generar varios párrafos con texto, no es necesario que te pongas a escribir todo aquello que se te ocurra, ya que hay un truco de Word que permite crear el número de párrafos que quieras y con la cantidad de frases que quieres que contenga cada párrafo. Para ello, basta con escribir el comando =rand(nºpárrafos, nºfrases). Por ejemplo, si escribimos en nuestro documento de Word =rand(3,4) y pulsamos enter, veremos cómo automáticamente se crean tres párrafos de cuatro frases cada uno en nuestro documento.

4. Buscar el significado de una palabra en el diccionario o en Internet

Es posible que mientras leemos algún documento de Word, nos encontremos con palabras que no sabemos su significado. Aunque siempre podemos buscar en Internet o en algún diccionario si lo tenemos a mano, entre estos trucos de Word vamos a mostrar a continuación cómo buscar el significado de una palabra del documento de texto sin salir de Word.

Para ello, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción búsqueda inteligente. Esta opción puede variar según la versión de Word que tengamos, pero de manera automática veremos cómo en el lateral derecho nos aparece un panel con los resultados obtenidos del significado de esa palabra en la Wikipedia, Bing o el propio diccionario.

5. Encontrar sinónimos de una palabra en Word

A medida que vas escribiendo un documento es posible que en numerosas ocasiones te hayas dado cuenta que repites mucho una palabra y te vuelvas loco encontrando un sinónimo para decir eso mismo y no repetirte. Pues bien, esto también podemos hacerlo fácilmente con este sencillo truco de Word. Seleccionamos la palabra en cuestión y haciendo clic con el botón derecho sobre ella vamos a Sinónimos y directamente veremos un listado con varias opciones. Elegimos el que mejor se adapta a nuestro texto y listo.

6. Cambiar mayúsculas por minúsculas y viceversa, capitalizar o alternar mayúsculas y minúsculas

Es probable que en alguna ocasión nos hayamos encontrado con la necesidad de tener que cambiar todo un texto de mayúsculas a minúsculas o al revés y que lo hayamos reescrito nuevamente, sin embargo, este simple truco de Word te permite hacerlo con un par de clics. Para ello, simplemente tenemos que seleccionar el texto y desde la opción de menú Inicio, dentro de la sección Fuente, pulsamos sobre el icono que muestra una A mayúscula junto a otra minúscula (Aa) y elegimos la opción que necesitemos.

7. Eliminar el menú que aparece cuando seleccionas un texto

Cuando seleccionamos un texto en Word, automáticamente vemos cómo la herramienta de Office nos muestra una pequeña barra de herramientas que ofrece determinados accesos directos para cambiar el tamaño, color, tipo de fuente, tamaño, etc. Algo que en ocasiones puede ser de gran ayuda pero que resultar bastante incómodo para otros muchos usuarios. Por lo tanto, si quieres desahacerte de esta barra de herramientas tienes que ir a Archivo > Opciones > General y a continuación desmarcar la casilla Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar.

8. Guardar automáticamente el documento de Word cada cierto tiempo para no perder los cambios

A quién no le ha pasado alguna vez que mientras estaba escribiendo en un documento de Word, un cierre inesperado de la herramienta, por ejemplo por un corte de luz, provoca que la perdida de todo el trabajo desde la última vez que guardamos los cambios. Si quieres evitar que esto te vuelva a pasar, hay un pequeño truco de Word que te permite hacer autoguardados cada X minutos para que no tengas que preocuparte de estar dando cada ciertos tiempo al botón de Guardar. Para ello, vamos a la opción del menú Archivo > Opciones > Guardar y ahí marcamos la casilla Guardar información de autorrecuperación e indicar cada cuantos minutos queremos que Word nos guarde automáticamente nuestro trabajo.

9. Deshabilitar las macros de Word para evitar ser infectados por virus

La seguridad es algo realmente importante para los usuarios y todo el mundo conoce los riesgos del uso de las macros de Word, ya que pueden ejecutar ciertos archivos con malware. Para evitar esto, podemos desactivar las macros en Word desde el menú Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del centro de confianza > Configuración de macros y a continuación seleccionar la opción para deshabilitar las macros que más nos convenga.

10. Añadir marca de agua a tus documentos de Word

Al igual que muchos usuarios quieren añadir su seña de identidad en sus fotografías o imágenes añadiendo una marca de agua, también es posible hacerlo en Word y así evitar que otras personas puedas copiar nuestros documentos y hacerlos de su propiedad. Entre todos los trucos de Word, encontramos uno que nos permite añadir una marca de agua a nuestro documento. Para ello vamos a la opción del menú Diseño de página > Fondo de página > Marca de agua y elegimos entre alguna de las predeterminadas o incluso podemos añadir la que queramos nosotros.

11. Recuperar archivos cerrados sin guardar

Dependiendo de la versión de Microsoft Office que tengamos, vamos a poder recuperar los archivos cerrados sin guardar de una manera u otra. Si contamos con Word 2016, al abrir la herramienta nos aparecerán los documentos que no se han guardado en el lateral izquierdo y desde ahí mismo podemos tratar de recuperarlos. Pero si tenemos una versión anterior, entonces la opción está algo más escondida.En esta ocasión, tenemos que ir  la opción de menú Archivo > Reciente y fijarnos en la parte inferior de la pantalla donde podemos encontrar un enlace con la opción Recuperar documentos sin guardar.  Esto nos abrirá una ventana del explorador de archivos en la ruta C:UsersUsuarioAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles que es la que utiliza Office para guardar los documentos que se cierran inesperadamente y desde donde podremos recuperarlos.

12. Traducir un documento o texto a otro idioma

Tanto si recibes un documento en otro idioma como si tienes que crearlo, Word ofrece la posibilidad de traducir todo el documento o parte del texto de un idioma a otro de forma rápida desde la propia herramienta. Para traducir un texto en Word, seleccionamos el texto que queremos traducir a otro idioma y desde la opción de menú Revisar > Idioma > Traducir elegimos la opción que nos interese y de qué idioma a qué idioma nos interesa traducir. También podemos acceder a la opción de traducir un texto desde el menú contextual haciendo clic sobre el texto seleccionado con el botón derecho y después Traducir.

13. Imprimir varios documentos de Word sin abrirlos

Si tenemos varios documentos de Word que necesitamos imprimir, podemos enviar todos ellos a la impresora sin necesidad de ir abriendo uno por uno. Para ello, basta con tener abierto Word y desde el menú Archivo > Abrir ir a la ruta donde tenemos los documentos, seleccionar manteniendo la letra Ctrl presionada cada uno de ellos y hacer clic sobre cualquiera para elegir la opción Imprimir.

14. Escribir texto en vertical

Aunque los documentos de Word se escriben en formato horizontal, en un determinado documento puede que necesitemos o nos gustaría añadir un texto en vertical. Pues bien, este pequeño truco de Word nos permite hacerlo de forma sencilla. Lo primero que tenemos que hacer es ir a la opción de menú Insertar > cuadro de texto y elegir cualquiera de los formato que nos ofrece Word. Una vez tenemos el cuadro de texto en nuestro documento, escribimos lo que queramos y a continuación, pulsamos sobre el control del cuadro de texto con el botón derecho del teclado para seleccionar la opción formato de forma y a continuación, vamos a la opción Cuadro de texto y cambiamos la dirección del texto.

15. Mensajes secretos en Word

Aunque puede sonar a juego de niños, puede resultar muy útil en determinadas circunstancias. Para escribir mensajes secretos en Word, lo único que tenemos que hacer es escribir el texto con normalidad y una vez acabamos desde la opción Buscar > reemplazar. Ahora, lo único que tenemos que hacer es sustituir ciertas letras por otras o por símbolos hasta que el texto sea ilegible. Una vez hecho esto, ya podemos enviar el texto a quien queramos, eso sí, debemos comunicarle cómo traducirlo y sustituir nuevamente las letras sustituidas por las originales.

16. Aumentar o disminuir el tamaño de la letra

Para aumentar el tamaño de letra de un documento Word rápidamente sin tener que ir a cambiar el tamaño de la fuente, selecciona el texto que quieres cambiar de tamaño y presiona Ctrl + Shift + < para aumentar la letra o Ctrl + < para disminuirla.

17. Proteger un documento con contraseña

En muchas ocasiones seguro que hemos querido proteger un documento de Word con contraseña para que nadie pueda abrirlo y leer su contenido. Pues bien, además de las múltiples aplicaciones que permiten cifrar archivos o añadir una contraseña, desde el propio Word es posible proteger un documento con contraseña. Para ello, en el momento de guardar el documento vamos a ir a Archivo > Guardar como y dentro de la ventana de diálogo que se abre a continuación, desplegamos las opciones dentro de Herramientas y elegimos Opciones Generales. A continuación se abrirá una ventana donde podemos indicar la contraseña de apertura y de escritura del documento Word.

18. Cambiar los valores predeterminados de un nuevo documento de Word

Algo muy práctica y a la vez bastante desconocido es la opción que ofrece Word de cambiar los valores por defecto que establece la herramienta de Office cuando vamos a crear un nuevo documento. Lo normal es que al abrir un nuevo documento, Word establezca como fuente predeterminada Calibri y doble espacio en la escritura, sin embargo, podemos hacer que estos valores sean nuestros favoritos cada vez que nos disponemos a crear un nuevo documento. Para ello, abrimos una nueva hoja en blanco de Word y desde el menú Inicio Estilos, pulsamos sobre la opción Normal con el botón derecho del ratón para seleccionar la opción modificar. En la siguiente ventana, podremos ajustar los valores que queremos por defecto en Word.

19. Añadir vídeos en un documento de Word

Una opción bastante oculta en Word, permite enriquecer los documentos con vídeo que pueden reproducirse directamente desde la herramienta de Office. Para ello, lo primero que tenemos que hacer es activar la opción del menú Programador. Abrimos el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y en la columna de la derecha seleccionamos Fichas personales. Ahí encontraremos la opción Programador que tenemos que activar marcando la casilla. Aceptamos los cambios y desde el menú principal de Word, veremos cómo la opción de menú Programador nos aparece ya disponible. Dentro de Programador > Controles > Herramientas heredadas vamos a hacer clic sobre la opción Más controles y en el listado que se nos muestra a continuación buscamos la opción Windows Media Player.

Una vez tenemos el control del reproductor en el documento, desde la opción del menú Desarrollador pinchamos sobre la opción Propiedades y se nos abrirá una ventana donde podemos indicar el nombre del control, la ruta del vídeo que queremos añadir si es un archivo de nuestro disco duro, la URL, etc. En las versiones más modernas de Word, también tenemos la opción de Insertar > Vídeo en línea y que nos permite añadir un vídeo de Youtube a nuestro documento rápidamente.

20. Reorganizar listas sin tener que copiar, cortar y pegar

Cada vez que tenemos que tratar con listas y tenemos que reorganizar cada uno de los elementos, en la mayoría de ocasiones es una tarea bastante pesada tener que andar cortando y pegando cada fila en su nuevo sitio y tener que mantener los saltos de línea, etc. Sin embargo, entre las opciones secretas o trucos de Word encontramos una que nos ofrece la posibilidad de mover cada uno de los elementos de una posición a otra con un simple atajo de teclado. Sobre un elemento de la lista pulsamos Alt + Mayúsculas y con los cursores arriba y abajo vamos moviendo el elemento sobre el que nos hemos posicionado.

21. Evitar que se imprima parte del texto de un documento Word sin tener que eliminarlo o crear una copia del documento

Es muy probable que en más de una ocasión, cuando has ido a imprimir un documento de Word, no quieres que salga en papel parte del texto. Esto supone borrarlo, imprimir y posteriormente volverlo a copiar o crear un archivo duplicado de ese documento sin el texto e imprimirlo. Además de ser un proceso lento, puede provocar que en algún momento perdamos parte del texto e incluso nos quedemos con versiones duplicadas del documento. Para evitar imprimir parte del texto de un documento de Word sin tener que eliminarlo o crear duplicados, lo que tenemos que hacer es seleccionar ese texto y hacer clic con el botón derecho para seleccionar la opción Fuente. En la ventana que se abre a continuación, dentro de la sección efectos marcamos la opción Oculto y pulsamos Aceptar. De esta manera, el texto seleccionado quedará oculto para la impresora aunque nosotros sigamos viéndolo en el documento.

22. Modo Lectura en Word

Se trata de un modo de visualización para documentos de Word en el que el propio documento es mostrado como si fuese una página web y no puede editarse el texto. Para activar el modo lectura debemos ir a la opción de menú Vista > Modo lectura, mientras que para volver al modo normal sólo hay que ir a Vista > Editar documento.

Breve reflexión de las TIC en la gestión administrativa

 

Breve reflexión de las TIC en la gestión administrativa

En la actualidad existen numerosos cambios en los mercados, competencias, organizaciones, tecnologías, sociedades y culturas, entre otros, razón por la cual se considera poco pertinente seguir maniobrando bajo el mismo enfoque tradicional.

Para lograr ser competitivo dentro de este entorno tan cargado de dinamismo y turbulencia, es indispensable buscar ventajas competitivas y por ende un desarrollo económico a largo plazo, así como también desarrollar capacidad para producir, circular y utilizar correctamente la información, la comunicación y el conocimiento, por cuanto ellos constituyen la materia prima de esta nueva sociedad.

Esta evolución se ha visto impulsada por las nuevas tecnologías de información, que han permitido incluso a los especialistas de la economía, la administración y otras disciplinas, ver como sus hipótesis teóricas varían diametralmente, o se acercan al punto de validarlas irrefutablemente.

La realidad al incrementar la información disponible, información que confirma como las empresas se ven en la necesidad imperiosa de reajustar sus estructuras organizacionales, pasando de modelos tradicionales jerárquicos orientados al mando vertical propios de la sociedad industrial, a estructuras que tienden cada vez más a la línea de mando horizontal por su eficiencia en el manejo de la información, siendo la tecnología la herramienta fundamental y la información el insumo necesario propios de la sociedad del conocimiento.

A la hora de pensar en mejoras en nuestro negocio, para obtener mayores beneficios o para llegar a un mercado más amplio optimizando los recursos, nuestra primera opción, es pensar en cómo expandir nuestro negocio a través de internet. Hoy en día, sería impensable que ninguna empresa prosperara o que tuviera un mercado amplio, sin en uso de internet, y todo negocio con clientes afianzados, incluso las más antiguas, han apostado por estar presentes en internet, conscientes de que, es la principal fuente de información y comunicación. Desde hace unos años, internet se ha convertido en un medio necesario y casi indispensable para cualquier negocio que pretenda tener éxito, ya que ofrece velocidad a la hora de recibir información, y no hay mejor forma de dar a conocer una empresa, que ser nosotros mismos quienes describamos nuestro trabajo, ya que nadie nos conoce mejor que nosotros.

La implantación de las TIC en una empresa, para que sea realmente efectiva, y cumpla con los objetivos que nos marcamos, debe englobar todos los departamentos de nuestro negocio, de forma que se agilicen los trámites tanto internos como externos. Las TIC facilitan el almacenaje de documentación, aumentan la velocidad de las comunicaciones entre trabajadores y/o con los distribuidores y clientes, y garantiza que los datos almacenados se puedan localizar con rapidez.

 

El uso de las TIC en Administración garantiza un servicio de calidad en la empresa, hay programas informáticos que nos ayudan a llevar la contabilidad, creando modelos de facturas, ayudándonos a organizar las entradas y salidas de capital, o programando fechas para los pagos y cobros; y otros que nos ayudan a llevar registros de datos de los empleados, haciendo más fácil el control de las nóminas y los pagos.

Es por eso que las Tecnologías de Información y Comunicación, son indispensables en la Administración, dado que es uno de los departamentos de la empresa, que maneja un mayor volumen de información y de datos diversos.

Las TIC en la Administración son la mejor forma de hacer que nuestra empresa crezca de forma segura, ya que garantizar organización, funcionabilidad y rapidez, lo que en una empresa se traduce, para los clientes, en seriedad y responsabilidad. Y ser una empresa seria debe estar entre los principales objetivos de cualquier empresa que quiera prosperar y mantener una buena imagen en internet.

Así como el teléfono fijo fue en una época visto como tecnología de punta, y marco cambios drásticos dentro de la organización, donde el gerente podía impartir órdenes a distancia tanto a niveles jerárquicos dentro empresa como a unidades geográficamente distantes, hecho este que produjo cambios contundentes en sus estructuras; hoy en día este fenómeno se repite con la incorporación de las TIC (computadoras, las redes de comunicación los sistemas de información etc.). Por otra parte, el concepto de cambio organizativo se está identificando y relacionando cada vez más con el avance de la economía del conocimiento, pues son las empresas más innovadoras y creadoras de conocimiento las que están permanentemente evolucionando, y más allá de los aspectos mencionados, el debate sobre las nuevas estructuras debe centrarse en la relación entre la creación de capital intelectual y el diseño estructural en la que el concepto clave para las organizaciones es la información, de allí que la estructura debe centrarse en facilitar eficazmente la obtención, procesamiento y aprovechamiento de la información para contribuir a la calidad y el desempeño. En estudios de varios autores se afirma que el surgimiento de las nuevas configuraciones organizativas han coincidido y han sido coadyuvadas por el desarrollo de las TIC, a las que se les suele atribuir una función fundamentalmente flexible y un carácter dinamizador de la organización, quedando en su investigación planteada la necesidad de contrastar en qué medida y en qué dirección las TIC afectan los rasgos del diseño organizativo y cómo se ajustan entre sí ambos elementos, para dar respuesta a la cuestión crucial del cambio organizativo.

Así mismo la presencia del teléfono celular, los smart TV, y otros dispositivos electrónicos, están haciendo cambios drásticos en la generación de información y en las formas de almacenamiento. Todo esto nos obliga a mantener una mente abierta a la transformación digital y visualizar futuros procesos de optimización de la información.